6c6dae5eb7
- Introduced new navigation handler for intake_navigeer intent, allowing users to navigate to specific patient intake pages. - Added intake status display to show completion percentage and section checklist. - Updated action-parser schema to include new intake intents and improved routing for better user experience. Co-Authored-By: Claude Opus 4.5 <noreply@anthropic.com>
123 KiB
123 KiB
Stakeholder Sessie: Intent-Driven EPD Roadmap
Datum: 2026-02-04 Onderwerp: Doorontwikkeling spraak/intent-gestuurd EPD voor Screening & Intake Status: Draft - wordt uitgebreid Deelnemers: 11 gesimuleerde rollen (incl. cliënt, verwijzer en behandelaar)
Inhoudsopgave
- De Cliëntreis
- Deelnemers & Rollen
- Stakeholder Perspectieven
- Proces-gebaseerde Analyse
- Discussie & Synthese
- Roadmap Voorstel
- Open Vragen
- Vervolgacties
De Cliëntreis
Visueel Procesoverzicht
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ CLIËNTREIS: VAN VERWIJZING TOT BEHANDELPLAN │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
CLIËNT ║ Klachten → Huisarts → Wachten → Screening → Wachten → Intake → Wachten → Start
BELEVING ║ 😟 🤞 😰 🗣️ 😰 🗣️🗣️ 😰 😌
║
━━━━━━━━━━━━━━━━━━╬━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
║
FASE 1 ║ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
VERWIJZING ║ │ Huisarts/POH-GGZ stuurt verwijsbrief │
(Dag 0) ║ │ → Verwijsbrief met hulpvraag en voorgeschiedenis │
║ │ → Cliënt krijgt (hopelijk) kopie │
║ └─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
║ │
║ ▼
FASE 2 ║ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
AANMELDING ║ │ 📋 ADMINISTRATIE (Marieke) │
(Dag 1-3) ║ │ ──────────────────────────────────────── │
║ │ • Verwijzing ontvangen en registreren │
║ │ • Administratieve controles uitvoeren │
║ │ - BSN verificatie │
║ │ - Verzekering checken │
║ │ - Verwijsbrief compleet? │
║ │ - Juiste zorgvorm aangevraagd? │
║ │ • Cliënt bellen voor eerste contact │
║ │ • Ontbrekende informatie opvragen │
║ │ • Cliënt op werklijst screeners plaatsen │
║ └─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
║ │
║ ▼
FASE 3 ║ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
SCREENING ║ │ 🧠 SCREENER (Thomas - GZ-psycholoog) │
(Dag 3-14) ║ │ ──────────────────────────────────────── │
║ │ • Dossier voorbereiden en hulpvraag lezen │
║ │ • Telefonisch of face-to-face contact (15-20 min) │
║ │ - Hulpvraag verhelderen │
║ │ - Ernst inschatten │
║ │ - Verwachtingen managen │
║ │ • Screeningsbesluit nemen: │
║ │ A) Intake starten → door naar Fase 4 │
║ │ B) Terugverwijzen naar huisarts │
║ │ C) Doorverwijzen naar andere instelling │
║ │ • Besluit vastleggen in EPD │
║ │ • Bij intake: op werklijst intakers plaatsen │
║ └─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
║ │
║ ┌──────────────────┴──────────────────┐
║ ▼ ▼
║ [Terugverwijzen] [Intake starten]
║ Einde traject │
║ ▼
FASE 4 ║ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
INTAKE ║ │ 👩⚕️ INTAKER (Dr. Fatima - klinisch psycholoog) │
(Dag 14-42) ║ │ ──────────────────────────────────────── │
║ │ │
║ │ GESPREK 1: Intake (90 min) │
║ │ ├── Kennismaking en informed consent │
║ │ ├── Hulpvraag verdiepen │
║ │ ├── Anamnese afnemen │
║ │ │ • Levensloop en ontwikkeling │
║ │ │ • Klachtengeschiedenis │
║ │ │ • Systeemfactoren (gezin, werk, sociaal) │
║ │ │ • Eerdere behandelingen │
║ │ ├── Risicotaxatie uitvoeren │
║ │ │ • Suïcidaliteit │
║ │ │ • Agressie │
║ │ │ • Verwaarlozing │
║ │ │ • Middelengebruik │
║ │ ├── Kindcheck (indien kinderen in gezin) │
║ │ └── Vervolgafspraken plannen │
║ │ │
║ │ TUSSENTIJD: Verslaglegging en onderzoeken │
║ │ ├── Intake-verslag uitwerken │
║ │ ├── ROM-vragenlijsten uitzetten │
║ │ ├── Aanvullende onderzoeken aanvragen │
║ │ │ • Psychologisch onderzoek │
║ │ │ • Neuropsychologisch onderzoek │
║ │ │ • Somatische screening │
║ │ └── Contactmomenten vastleggen │
║ │ │
║ │ GESPREK 2: Terugkoppeling (indien nodig, 45-60 min) │
║ │ ├── Uitslagen onderzoeken bespreken │
║ │ ├── Voorlopige diagnose bespreken │
║ │ └── Behandelmogelijkheden verkennen │
║ └─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
║ │
║ ▼
FASE 5 ║ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
PSYCHIATER ║ │ 👨⚕️ PSYCHIATER (Dr. Bernard) │
CONSULT ║ │ ──────────────────────────────────────── │
(Dag 28-49) ║ │ • Intake-dossier reviewen │
║ │ • Kort gesprek met cliënt (15-30 min) │
║ │ • Medicatie-indicatie beoordelen │
║ │ • Somatische controles checken (lab, ECG) │
║ │ • Diagnose bevestigen/aanvullen │
║ │ • Medicatie-advies opstellen │
║ │ • Overleg met intaker over behandelplan │
║ └─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
║ │
║ ▼
FASE 6 ║ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
MDO & ║ │ 👥 MULTIDISCIPLINAIR OVERLEG │
BEHANDEL- ║ │ ──────────────────────────────────────── │
ADVIES ║ │ Deelnemers: Intaker + Psychiater + evt. anderen │
(Dag 35-56) ║ │ │
║ │ • Casus bespreken │
║ │ • Diagnose vaststellen │
║ │ - Primaire diagnose (ICD-10/DSM-5) │
║ │ - Secundaire diagnoses │
║ │ • Behandeladvies formuleren │
║ │ - Behandelvorm (individueel, groep, SGGZ, BASIS-GGZ) │
║ │ - Behandelaar toewijzen │
║ │ - Medicatiebeleid │
║ │ • Concept-behandelplan opstellen │
║ └─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
║ │
║ ▼
FASE 7 ║ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
AFSLUITING ║ │ 📋 INTAKE AFSLUITEN │
(Dag 42-63) ║ │ ──────────────────────────────────────── │
║ │ • Behandelplan bespreken met cliënt │
║ │ • Informed consent voor behandeling │
║ │ • Wachtlijst behandeling (indien van toepassing) │
║ │ • Overdracht naar behandelaar │
║ │ • Intake administratief afsluiten │
║ │ • Brief naar verwijzer │
║ └─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
║ │
║ ▼
FASE 8 ║ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
START ║ │ 🎯 BEHANDELING START │
BEHANDELING ║ │ ──────────────────────────────────────── │
(Dag 49-84) ║ │ • Kennismakingsgesprek behandelaar │
║ │ • Behandelplan definitief maken │
║ │ • Behandeling start │
║ └─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
DOORLOOPTIJD ║ Treeknorm: Aanmelding → Start behandeling ≤ 63 dagen (9 weken)
NORMEN ║ ├── Aanmelding → Intake: ≤ 28 dagen (4 weken)
║ └── Intake → Start behandeling: ≤ 35 dagen (5 weken)
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Cliëntreis per Fase: Emoties, Touchpoints & Pijnpunten
| Fase | Cliënt doet | Cliënt voelt | Touchpoints | Typische pijnpunten |
|---|---|---|---|---|
| 1. Verwijzing | Naar huisarts, verhaal vertellen | Hoop gemengd met schaamte | Huisarts, POH-GGZ | "Moet ik weer alles uitleggen?" |
| 2. Aanmelding | Wachten, gebeld worden door admin | Onzekerheid, wanneer hoor ik iets? | Telefoon admin, brief/mail | Lange wachttijd, onduidelijke communicatie |
| 3. Screening | Gesprek voeren, vragen beantwoorden | Spanning, word ik serieus genomen? | Screener (tel/f2f) | "Ik moet alles weer opnieuw vertellen" |
| 4. Intake | 1-2 lange gesprekken, vragenlijsten | Emotioneel, opluchting én vermoeidheid | Intaker, ROM-portaal | Veel herhaling, moe van vragen |
| 5. Psychiater | Kort gesprek, evt. lichamelijk onderzoek | Spanning over medicatie | Psychiater | "Krijg ik pillen?" |
| 6. MDO | Niks (gebeurt intern) | Onzekerheid, wat beslissen ze? | Geen direct contact | Geen zicht op proces |
| 7. Afsluiting | Behandelplan bespreken, tekenen | Opluchting, eindelijk duidelijkheid | Intaker | Wachtlijst behandeling |
| 8. Behandeling | Starten met behandelaar | Hoop, nieuwe start | Behandelaar | Weer opnieuw kennismaken |
Deelnemers & Rollen
| Rol | Persona | Focus | Fase in cliëntreis |
|---|---|---|---|
| Cliënt | Mohammed | Ervaring, wachttijd, begrip | Alle fasen |
| Huisarts/Verwijzer | Dr. Ellen | Verwijzing, communicatie, terugkoppeling | Fase 1, terugkoppeling |
| Zorgadministratie | Marieke | Overzicht, procesflow, documentatie | Fase 2, 7 |
| Screener (GZ-psycholoog) | Thomas | Snelheid, eerste beoordeling | Fase 3 |
| Intaker (klinisch psycholoog) | Dr. Fatima | Kwaliteit, gesprekstijd, diagnostiek | Fase 4, 6, 7 |
| Psychiater | Dr. Bernard | Medicatie, betrouwbaarheid, context | Fase 5, 6 |
| Behandelaar | Sanne | Behandeling starten, overdracht ontvangen | Fase 8 |
| Manager Afdeling | Sandra | KPI's, doorlooptijd, teamaansturing | Overzicht alle fasen |
| Directeur Zorg | Robert | Strategie, compliance, business case | Overzicht alle fasen |
| Product Owner | Jasper | Prioritering, haalbaarheid, sprints | n.v.t. |
| UX Designer | Lisa | Gebruikerservaring, multimodaal, adoptie | n.v.t. |
Stakeholder Perspectieven
🧑 Mohammed - Cliënt (38 jaar)
"Ik wil gewoon geholpen worden. Waarom moet ik mijn verhaal steeds opnieuw vertellen?"
Achtergrond
Mohammed (38) werkt als projectmanager bij een IT-bedrijf. Na een burn-out vorig jaar en het overlijden van zijn vader is hij steeds somberder geworden. Zijn huisarts heeft hem doorverwezen naar de GGZ. Dit is zijn eerste contact met de geestelijke gezondheidszorg.
De reis door zijn ogen
Fase 1: Bij de huisarts (Week 0)
Mohammed: "Ik heb eindelijk de stap gezet om naar de huisarts te gaan.
Dat was al moeilijk genoeg. Ik heb alles verteld - over mijn
vader, over de burn-out, over dat ik 's nachts wakker lig.
De huisarts zei dat ze me zou doorverwijzen. Ze gaf me een
folder en zei dat ik gebeld zou worden. Maar wanneer?"
Fase 2: Wachten op de aanmelding (Week 1-2)
Mohammed: "Het is nu twee weken later. Ik heb nog niks gehoord.
Moet ik zelf bellen? Of is het normaal dat het zo lang duurt?
Mijn vrouw vraagt elke dag of ik al iets gehoord heb.
Ik voel me schuldig dat ik haar niet kan vertellen wat er
gaat gebeuren.
--- Na 2 weken ---
Eindelijk, telefoon van de GGZ. Een vriendelijke mevrouw
die mijn gegevens controleerde. Ze vroeg of de huisarts
al medicatie had geprobeerd. Dat wist ik niet - had ze
dat dan moeten doen?
Ze zei dat ik op de lijst sta voor een 'screening'.
Weer wachten dus."
Fase 3: De screening (Week 3)
Mohammed: "Ik werd gebeld door een psycholoog. We hadden een gesprek
van 20 minuten aan de telefoon. Hij vroeg naar mijn klachten.
Ik moest weer alles vertellen. Over mijn vader. Over de
burn-out. Over de slapeloosheid. Had hij de brief van de
huisarts dan niet gelezen?
Hij zei dat ik 'geschikt' was voor een intake. Alsof ik
een sollicitatiegesprek had gehad. Wat was er gebeurd als
ik 'niet geschikt' was geweest?"
Fase 4: De intake (Week 5-7)
Mohammed: "Het intakegesprek duurde anderhalf uur. De psycholoog was
aardig, maar het was uitputtend. Weer alles vertellen.
Maar dit keer ook over mijn jeugd, mijn ouders, mijn relaties.
Ze schreef veel op. Ik vroeg me af of ze wel echt luisterde,
of alleen maar aantekeningen maakte.
Er waren ook vragen over zelfmoord. Dat vond ik confronterend,
maar ik begreep waarom ze het vroeg.
Daarna moest ik thuis vragenlijsten invullen. Online. Tientallen
vragen over hoe ik me voel. Sommige vragen begreep ik niet.
--- Een week later ---
Nog een gesprek. Dit keer korter. Ze vertelde wat ze dacht
dat er aan de hand was. 'Depressieve stoornis, matig.' Het
klonk zo... klinisch. Maar ook: eindelijk een naam voor wat
ik voel."
Fase 5: De psychiater (Week 7)
Mohammed: "Nu moet ik ook naar een psychiater. Voor medicatie, zeiden ze.
Ik was nerveus. Psychiater klinkt zo... ernstig.
Het gesprek was kort. Hij had mijn dossier gelezen - gelukkig
hoefde ik niet alles opnieuw te vertellen. Hij stelde gerichte
vragen. Vroeg of ik ooit eerder medicatie had gebruikt.
Hij adviseerde een antidepressivum. Ik twijfelde. 'Moet dat
echt?' Hij legde uit waarom. Ik besloot het te proberen."
Fase 6: Het wachten op het MDO (Week 8)
Mohammed: "Nu moet er een 'multidisciplinair overleg' plaatsvinden.
Daar word ik niet bij betrokken. Ze beslissen over mij,
zonder mij.
Ik begrijp dat dat efficiënter is. Maar het voelt raar.
Wat bespreken ze precies? Mag ik dat weten?"
Fase 7: Het behandelplan (Week 9)
Mohammed: "Eindelijk. Ik kreeg een behandelplan. Cognitieve gedragstherapie,
16 sessies, plus de medicatie. Het klinkt goed.
Maar nu moet ik wachten op een behandelaar. Weer een wachtlijst.
De intake is 'afgerond', maar de behandeling is nog niet
begonnen.
Negen weken geleden zat ik bij de huisarts. Ik heb nu een
diagnose en een plan. Maar ik heb nog geen behandeling.
Hoe lang nog?"
Wat Mohammed zou willen
| Behoefte | Wat hij nu ervaart | Wat hij zou willen |
|---|---|---|
| Transparantie | "Ik weet niet waar ik in het proces zit" | Real-time statusupdate via app/portaal |
| Niet herhalen | "Ik vertel mijn verhaal 4x" | Informatie wordt overgedragen |
| Regie | "Ze beslissen over mij zonder mij" | Inzage in eigen dossier, betrokken bij MDO |
| Snelheid | "9 weken en nog geen behandeling" | Kortere doorlooptijd of tussentijds contact |
| Duidelijkheid | "Wat betekent 'depressieve stoornis matig'?" | Begrijpelijke uitleg van diagnose |
Frustraties (in zijn eigen woorden)
"Waarom moet ik aan iedereen opnieuw vertellen over mijn vader? Staat dat niet ergens opgeschreven?"
"Ik snap niet waarom ik zo lang moet wachten tussen elke stap. Is er niemand beschikbaar?"
"Die vragenlijsten waren eindeloos. En sommige vragen waren exact hetzelfde, maar dan anders geformuleerd."
"Ik heb geen idee wat ze over mij opschrijven. Mag ik dat niet zien?"
"Mijn vrouw vraagt steeds hoe het gaat. Ik kan het haar niet uitleggen want ik snap het zelf niet."
Wat het EPD-systeem voor Mohammed zou kunnen betekenen
Direct (zichtbaar voor cliënt):
- Cliëntportaal met status: "U bent nu in fase: Intake. Volgende stap: gesprek met psychiater"
- Inzage in eigen dossier (wat is er opgeschreven?)
- Mogelijkheid om informatie vooraf aan te leveren (voorgeschiedenis, medicatie)
- Duidelijke tijdsindicatie: "Gemiddelde wachttijd tot behandeling: X weken"
Indirect (via betere EPD voor medewerkers):
- Minder herhaling doordat intake-informatie goed doorstroomt
- Kortere doorlooptijd door efficiëntere processen
- Betere voorbereiding door medewerkers ("Ik zie dat u X heeft meegemaakt")
Succesindicatoren vanuit cliëntperspectief
- Cliënt hoeft kernverhaal max 1x volledig te vertellen
- Cliënt heeft real-time zicht op status in proces
- Doorlooptijd aanmelding → behandeling ≤ 8 weken (i.p.v. 9+)
- Cliënttevredenheid intake ≥ 8/10
- Cliënt begrijpt diagnose en behandelplan
👩⚕️ Dr. Ellen - Huisarts / Verwijzer
"Ik verwijs 5-10 patiënten per week naar de GGZ. Het is een black box - ik weet niet wat er met ze gebeurt."
Achtergrond
Dr. Ellen van der Linden (52) is huisarts in een groepspraktijk met 4 huisartsen en 2 POH-GGZ'ers. Haar praktijk ligt in een stadswijk met veel jonge gezinnen en een gemêleerde populatie. Ze verwijst wekelijks patiënten naar de basis-GGZ en specialistische GGZ.
Dagelijkse context
- Ziet 30-40 patiënten per dag
- Consulten van 10 minuten gemiddeld
- GGZ-problematiek kost vaak 20+ minuten
- POH-GGZ doet voorwerk en volgt patiënten in wachttijd
- Verwijst naar 3-4 verschillende GGZ-instellingen
De verwijzing door haar ogen
Het consult met Mohammed:
Dr. Ellen: "Mohammed kwam bij me met klachten van somberheid en
slaapproblemen. Hij zat meteen te huilen toen hij begon
te vertellen over zijn vader.
Ik had 10 minuten, maar dit gesprek duurde 25 minuten.
De wachtkamer liep vol. Maar dit kun je niet afkappen.
Ik besloot te verwijzen naar de SGGZ - dit is meer dan
een aanpassingsstoornis. Maar waar naartoe? De wachtlijsten
zijn overal lang. Ik koos voor de instelling waar ik meestal
goede ervaringen mee heb."
De verwijsbrief schrijven:
Dr. Ellen: "De verwijsbrief. Dat is altijd een dilemma.
Enerzijds: ik wil genoeg context geven zodat de GGZ snapt
waarom ik verwijs. Mohammed's vader, de burn-out, de
suïcidale uitspraken die hij deed ('soms denk ik dat het
beter zou zijn als ik er niet meer was').
Anderzijds: ik heb 10 minuten per patiënt. Als ik bij elke
verwijzing een essay schrijf, loop ik hopeloos uit.
Dus ik schrijf: 'Depressieve klachten na overlijden vader
en burn-out. Passieve suïcidale ideatie, geen concreet plan.
Gaarne beoordeling en behandeling.'
Is dat genoeg? Ik weet het niet. De GGZ belt zelden terug
om te vragen wat ik bedoel."
Na de verwijzing:
Dr. Ellen: "Ik gaf Mohammed een folder en zei dat hij gebeld zou worden.
Hij vroeg: 'Hoe lang duurt dat?' Ik zei: 'Meestal een paar
weken.' Maar ik weet het eigenlijk niet.
Ik heb geen idee wat de actuele wachttijd is bij deze
instelling. Ik heb geen inzicht in hun proces.
Mohammed's vrouw belde vorige week. 'Hij heeft nog niks
gehoord.' Ik kon alleen zeggen: 'Bel de GGZ maar.'
Drie maanden later krijg ik een brief: 'Diagnose: depressieve
stoornis, matig. Behandeling: CGT + medicatie.' Fijn. Maar
wat is er in die drie maanden gebeurd? Hoe gaat het nu met
Mohammed?"
Frustraties met huidige werkwijze
| Probleem | Impact | Frequentie |
|---|---|---|
| Geen zicht op wachttijden per instelling | Kan patiënt niet informeren | Elke verwijzing |
| Onduidelijk welke info GGZ nodig heeft | Te weinig of te veel schrijven | Elke verwijzing |
| Geen statusupdates tijdens traject | Patiënt belt mij i.p.v. GGZ | Wekelijks |
| Terugkoppeling pas na maanden | Kan niet meekijken/bijsturen | Elke casus |
| Incomplete terugkoppelingen | "Behandeling afgerond" - maar hoe verder? | Vaak |
| Verschillende formats per instelling | Moet steeds aanpassen | Elke verwijzing |
Wat zij zou willen
Bij verwijzing:
| Behoefte | Huidige situatie | Gewenste situatie |
|---|---|---|
| Wachttijden inzien | Bellen of website checken | Real-time inzicht in verwijsportaal |
| Gestructureerde verwijzing | Vrije tekst brief | Template met verplichte velden |
| Verwachtingsmanagement | "Een paar weken" | Concrete indicatie doorlooptijd |
| Bevestiging ontvangst | Soms wel, soms niet | Altijd automatische bevestiging |
Tijdens traject:
| Behoefte | Huidige situatie | Gewenste situatie |
|---|---|---|
| Statusupdates | Geen | "Patiënt is in fase: intake" |
| Crisismeldingen | Achteraf horen | Direct bericht bij crisis |
| Medicatie-afstemming | GGZ weet niet wat ik voorschrijf | Gedeeld medicatie-overzicht |
| Tussentijds overleg | Moet zelf bellen | Laagdrempelige communicatie |
Na afloop:
| Behoefte | Huidige situatie | Gewenste situatie |
|---|---|---|
| Snelle terugkoppeling | Na maanden, als überhaupt | Binnen 2 weken na intake |
| Behandeladvies | "CGT + medicatie" | Concreet plan + aanbevelingen voor mij |
| Nazorg-afspraken | Onduidelijk | Wie doet wat in nazorg? |
Wat het EPD-systeem voor haar zou kunnen betekenen
Verwijsportaal integratie:
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ VERWIJZING NAAR: GGZ Instelling X │
├──────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Actuele wachttijd: ~4 weken tot screening, ~8 weken tot intake │
│ │
│ Patiënt: Mohammed A. │
│ │
│ Hulpvraag: ________________________________________ │
│ │
│ Voorgeschiedenis: │
│ [x] Eerdere GGZ-behandeling: Nee │
│ [x] Medicatie geprobeerd: Nee │
│ [x] Suïcidaliteit: Passief, geen plan │
│ │
│ Bijlagen: │
│ [+] Medicatieoverzicht uit HIS │
│ [+] Labwaarden (optioneel) │
│ │
│ [Verzenden] │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Statusdashboard:
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ MIJN VERWEZEN PATIËNTEN │
├──────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Mohammed A. │ GGZ X │ Intake │ ████████░░ 80% │
│ Lisa B. │ GGZ Y │ Screening │ ███░░░░░░░ 30% │
│ Jan C. │ GGZ X │ Afgerond │ ██████████ 100% ✓ │
│ │
│ [!] Melding: Mohammed A. - Risico suïcidaliteit verhoogd │
│ │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Relevante intents vanuit huisartsperspectief
Noot: Deze intents zouden in een verwijzersportaal leven, niet in het klinisch EPD. Maar ze raken wel aan de informatiestromen.
| Intent (conceptueel) | Voorbeeld | Waarde |
|---|---|---|
verwijzing_status |
"Wat is de status van mijn verwijzing voor Mohammed?" | Inzicht zonder te bellen |
wachttijd_query |
"Wat is de wachttijd bij instelling X?" | Betere patiëntvoorlichting |
terugkoppeling_query |
"Is er al een terugkoppeling voor Mohammed?" | Proactief ipv reactief |
contact_behandelaar |
"Ik wil overleggen over Mohammed" | Laagdrempelige afstemming |
Kritische vragen
"Ik snap dat jullie een geweldig EPD bouwen, maar praat dat met mijn HIS? Als ik twee systemen moet bijhouden, doe ik het niet."
"Wie is verantwoordelijk voor de patiënt tijdens de wachttijd? Ik krijg ze weer op mijn spreekuur als het niet goed gaat."
"Kunnen jullie mij automatisch berichten als er iets verandert? Ik check niet dagelijks een portaal."
De "blinde vlek" in het proces
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ WAAR DE HUISARTS GEEN ZICHT OP HEEFT │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Verwijzing ──→ [?????????????????????] ──→ Terugkoppeling │
│ │ │ │
│ │ Dit is een black box │ │
│ │ voor de huisarts │ │
│ │ │ │
│ └────────── Gemiddeld 3 maanden ─────────────┘ │
│ │
│ In die 3 maanden: │
│ • Heeft de patiënt medicatie gekregen? → Weet ik niet │
│ • Zijn er crises geweest? → Weet ik niet (tenzij patiënt belt) │
│ • Wat is de diagnose geworden? → Weet ik niet │
│ • Moet ik iets doen? → Weet ik niet │
│ │
│ En de patiënt zit in de wachtkamer: "Dokter, wanneer word ik geholpen?" │
│ Ik kan alleen zeggen: "Bel de GGZ maar." │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Succesindicatoren vanuit huisartsperspectief
- Verwijzing kost < 5 minuten (inclusief brief)
- Bevestiging ontvangst binnen 24 uur
- Wachttijdindicatie beschikbaar bij verwijzing
- Statusupdate minimaal bij screening, intake, afsluiting
- Terugkoppeling binnen 2 weken na intake-afsluiting
- Crismeldingen direct naar huisarts
👩💼 Marieke - Zorgadministratie
"Ik ben degene die de rommel opruimt als systemen niet goed met elkaar praten."
Dagelijkse context
- Eerste aanspreekpunt voor binnenkomende verwijzingen
- Bewaakt volledigheid van dossiers
- Schakelt tussen cliënten, verwijzers en behandelaren
- Signaleert knelpunten in de procesflow
Frustraties met huidige werkwijze
- Incomplete intakes die doorgestuurd worden naar behandelaren
- Dubbele registraties omdat clinici vergeten dingen in te vullen
- Telefoon van cliënten: "Ik heb al drie keer mijn verhaal verteld"
- Handmatig checken of alle documenten binnen zijn
- Geen snel overzicht van wat waar staat in het proces
Gewenste functionaliteit
| Intent | Voorbeeld | Prioriteit |
|---|---|---|
intake_lijst |
"Toon alle openstaande intakes" | Hoog |
intake_status |
"Wat mist er nog bij Van der Berg?" | Hoog |
screening_activiteit |
"Wie doet wat wanneer?" | Middel |
documenten_check |
"Welke documenten ontbreken?" | Middel |
Kritische vraag
"Jullie bouwen mooie spraakfuncties, maar werkt het ook als ik gewoon snel wil typen? Niet alles hoeft voice-first."
Succesindicatoren
- Minder dan 3 klikken naar volledig statusoverzicht
- Proactieve notificaties bij ontbrekende documenten
- Keyboard-first interactie blijft mogelijk
🧠 Thomas - Screener (GZ-psycholoog)
"Ik heb 15 minuten per screening. Elke klik telt."
Dagelijkse context
- 8-12 screenings per dag
- Mix van telefonisch en face-to-face
- Moet snel beslissen: intake, terugverwijzen, of doorsturen
- Werkt vaak tussen afspraken door
Typische workflow
1. Aanmelding binnenkrijgen van huisarts/POH-GGZ
2. Dossier scannen - wat is de hulpvraag?
3. Kort telefonisch contact of face-to-face (15-20 min)
4. Besluit: doorverwijzen, intake starten, of terugverwijzen
5. Vastleggen in EPD
Frustraties met huidige werkwijze
- Hulpvraag staat ergens in een PDF-bijlage begraven
- Moet 4 schermen door om een screeningsbesluit vast te leggen
- Geen snel overzicht van eerdere GGZ-behandelingen
- "Wacht, had deze persoon al een intake lopen?"
- Constante onderbrekingen verstoren registratie
Gewenste functionaliteit
| Intent | Voorbeeld | Prioriteit |
|---|---|---|
hulpvraag_invoer |
"Hulpvraag: angstklachten na verlies partner" | Hoog |
screening_besluit |
"Start intake, vermoeden depressie" | Hoog |
intake_starten |
"Nieuwe intake voor deze cliënt" | Hoog |
historie_query |
"Zijn er eerdere behandelingen?" | Middel |
Kritische vraag
"Kan ik halverwege een dictaat pauzeren als de telefoon gaat? En dan verder? Mijn werk wordt constant onderbroken."
Succesindicatoren
- Screeningsbesluit vastleggen in < 30 seconden
- Hulpvraag dicteren zonder formulier te openen
- Onderbreking-tolerante voice input
👩⚕️ Dr. Fatima - Intaker (klinisch psycholoog)
"De intake is het fundament. Als ik hier dingen mis, betaalt de behandelaar de prijs."
Dagelijkse context
- 3-4 intakes per dag
- 90 minuten per intake (gesprek + verslaglegging)
- Complexe casuïstiek met vaak meerdere diagnoses
- Verantwoordelijk voor risicotaxatie
Intake-sessie structuur (90 min)
1. Kennismaking en informed consent (10 min)
2. Hulpvraag verhelderen (15 min)
3. Anamnese afnemen - levensloop, klachten, systeem (30 min)
4. Risicotaxatie - suïcidaliteit, agressie, verwaarlozing (15 min)
5. Kindcheck uitvoeren indien van toepassing (5 min)
6. Voorlopige diagnose bespreken (10 min)
7. Vervolgstappen en behandeladvies (5 min)
Frustraties met huidige werkwijze
- Tijdens gesprek typen verstoort het therapeutisch contact
- Na het gesprek alles reconstrueren uit handgeschreven aantekeningen
- Risicotaxatie-formulier is 3 pagina's - overkill voor laag risico
- "Was het nu PTSS of een aanpassingsstoornis?" - moet terug naar DSM
- Informatie verspreid over 9 tabbladen
Gewenste functionaliteit
| Intent | Voorbeeld | Prioriteit |
|---|---|---|
anamnese_toevoegen |
"Vader overleed toen cliënt 12 was, sindsdien angstklachten" | Hoog |
risico_toevoegen |
"Matig risico suïcidaliteit, passieve doodswens, geen plan" | Hoog |
intake_samenvatting |
"Geef samenvatting voor MDO" | Hoog |
diagnose_toevoegen |
"Primair: depressieve stoornis, matig" | Middel |
dsm_criteria |
"Wat zijn de criteria voor PTSS?" | Laag |
Kritische vraag
"Spraakopname van een intake - hoe zit het met toestemming? Wordt audio opgeslagen? Ik wil dit kunnen uitleggen aan cliënten."
Ethische overwegingen
- Informed consent voor spraakverwerking
- Geen audio-opslag, alleen tekst
- Cliënt moet kunnen weigeren
- Transparantie over AI-gebruik
Succesindicatoren
- 50% minder tijd aan verslaglegging na gesprek
- Risico-invoer in < 1 minuut
- AI-samenvatting bruikbaar voor MDO zonder grote bewerkingen
👨⚕️ Dr. Bernard - Psychiater
"Ik zie 20 intakes per week voor medicatie-advies. Ik heb context nodig, geen clicks."
Dagelijkse context
- Consulterend bij intakes waar medicatie overwogen wordt
- Korte contacten (15-30 min) na intake door psycholoog
- Moet snel relevante info kunnen vinden
- Eindverantwoordelijk voor medicatiebeleid
Specifieke rol in intake
1. Intake-verslag lezen (voorbereiding)
2. Kort gesprek met cliënt
3. Beoordelen of medicatie geïndiceerd is
4. Somatische screening niet vergeten
5. Interacties checken met huidige medicatie
6. Voorschrijven en monitoren afspreken
Frustraties met huidige werkwijze
- Intaker heeft risico's niet volledig ingevuld
- "Staat er ergens of de huisarts al medicatie heeft geprobeerd?"
- Moet zelf door oude brieven spitten
- Geen overzicht: "Welke onderzoeken zijn al aangevraagd?"
- Medicatiemodule staat los van intake-flow
Gewenste functionaliteit
| Intent | Voorbeeld | Prioriteit |
|---|---|---|
onderzoeken_query |
"Welke onderzoeken zijn gedaan?" | Hoog |
medicatie_historie |
"Wat is eerder geprobeerd?" | Hoog |
behandeladvies_invoer |
"Start sertraline 50mg, controle 2 weken" | Middel |
somatiek_check |
"Zijn lab en ECG aangevraagd?" | Middel |
Kritische waarschuwing
"Geen halve AI-oplossingen voor medicatie. Of het werkt 100% betrouwbaar met dubbele checks, of ik doe het handmatig. Er is geen tussenweg."
Eisen aan systeem
- Betrouwbaarheid: Geen hallucinaties bij medicatie-informatie
- Volledigheid: Alle relevante contra-indicaties tonen
- Traceerbaarheid: Bron van informatie altijd zichtbaar
- Fallback: Handmatige route moet altijd werken
Succesindicatoren
- Medicatiehistorie in < 10 seconden beschikbaar
- Nul fouten in medicatie-gerelateerde queries
- Integratie met voorschrijfmodule
🧑⚕️ Sanne - Behandelaar (GZ-psycholoog)
"Ik ontvang de intake en moet vanaf dag één kunnen behandelen. Maar vaak moet ik eerst het dossier ontcijferen."
Achtergrond
Sanne (34) is GZ-psycholoog en werkt als behandelaar op de afdeling volwassenen. Ze behandelt voornamelijk depressie en angststoornissen met CGT (cognitieve gedragstherapie). Per week start ze met 2-3 nieuwe cliënten die uit de intake komen.
Dagelijkse context
- 6-8 behandelsessies per dag (45-60 min elk)
- 2-3 nieuwe intakes per week ontvangen
- Behandelplan maken/bijstellen
- ROM-afnames en evaluaties
- Overleg met collega's en MDO's
- Crisisopvang van eigen caseload
Het eerste gesprek met Mohammed
Voorbereiding (zou 15 min moeten zijn, is vaak 30+ min):
Sanne: "Mohammed staat op mijn agenda. Nieuwe cliënt, uit de intake.
Ik open zijn dossier en zie... veel. Heel veel.
De intake-samenvatting is 3 pagina's. De anamnese nog eens 4 pagina's.
Risicotaxatie, ROM-uitslagen, psychiater-verslag, behandeladvies...
Ik heb 15 minuten voor voorbereiding, maar dit kost me 30 minuten.
En dan heb ik nog niet alles gelezen.
Waar staat de kernvraag? Ergens in de anamnese? In het behandeladvies?
Ik scroll en zoek. Waarom is er geen executive summary?"
Het kennismakingsgesprek:
Sanne: "Mohammed komt binnen. Hij ziet er moe uit.
'U bent de zoveelste,' zegt hij. Ik snap hem.
Ik begin: 'Ik heb uw dossier gelezen. U heeft veel meegemaakt.'
Hij knikt. 'Moet ik het weer vertellen?'
Dit is het moment van de waarheid. Als de intake goed is,
kan ik zeggen: 'Nee, ik weet het al. Uw vader overleed, u had
een burn-out, u slaapt slecht en voelt zich somber.'
Mohammed's ogen worden vochtig. 'Eindelijk iemand die het weet.'
Maar als de intake niet goed is, moet ik vragen: 'Kunt u me
vertellen wat er aan de hand is?' En dan is zijn vertrouwen weg.
'Heeft u het dossier niet gelezen?' Ja, dat heb ik. Maar het
stond er niet duidelijk in."
Na het eerste gesprek:
Sanne: "Ik moet nu een behandelplan maken. In theorie bouw ik voort
op het concept-behandelplan uit de intake.
Maar dat plan zegt: 'CGT, 12-16 sessies.' Dat is geen plan,
dat is een format. Ik moet het zelf concreet maken.
Wat zijn de behandeldoelen? De intake zegt: 'Verminderen
depressieve klachten.' Maar welke specifiek? Slaap? Piekeren?
Concentratie? Sociaal terugtrekken?
Ik moet opnieuw uitvragen wat al uitgevraagd is. Omdat het
niet gestructureerd is vastgelegd."
Frustraties met huidige werkwijze
| Probleem | Impact op Mohammed | Impact op Sanne |
|---|---|---|
| Lange, ongestructureerde verslagen | - | 30+ min voorbereidingstijd |
| Geen executive summary | - | Belangrijke info missen |
| Onduidelijke behandeldoelen | Moet opnieuw vertellen | Kan niet direct starten |
| ROM-uitslagen verspreid | - | Handmatig vergelijken |
| Risico-info niet prominent | Mogelijke veiligheidsrisico's | Moet zelf zoeken |
| Concept-behandelplan te vaag | Weet niet wat te verwachten | Moet zelf uitwerken |
Wat ze ontvangt vs. wat ze nodig heeft
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ WAT SANNE ONTVANGT VS. WAT SANNE NODIG HEEFT │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ 📄 Intake-verslag (3 pagina's) 📋 Executive summary (½ pagina) │
│ - Chronologisch opgebouwd - Kernvraag in 1 zin │
│ - Alle details - Top 3 diagnoses │
│ - Moeilijk te scannen - Risico's (groen/oranje/rood)│
│ - Behandeldoelen concreet │
│ │
│ 📄 Anamnese (4 pagina's) 📊 Gestructureerde data │
│ - Vrije tekst - Levensloop: timeline │
│ - Veel herhaling - Klachten: checklist │
│ - Geen structuur - Sociaal: genogram │
│ │
│ 📄 Behandeladvies ("CGT, 12-16") 🎯 Concreet behandelplan │
│ - Vaag - Doelen SMART geformuleerd │
│ - Geen doelen - Meetbare uitkomsten │
│ - Geen fasering - Interventies per fase │
│ │
│ 📄 ROM-uitslag (PDF) 📈 ROM-dashboard │
│ - Losse PDF - Vergelijking over tijd │
│ - Geen trend - Normgroep-vergelijking │
│ - Handmatig interpreteren - Klinisch relevante items │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Haar ideale overdracht
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ OVERDRACHT DASHBOARD - Mohammed A. │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ KERNVRAAG │
│ "Ik wil weer kunnen functioneren op mijn werk en genieten van │
│ mijn gezin, zonder constant somber en moe te zijn." │
│ │
│ DIAGNOSE RISICO │
│ ● Depressieve stoornis, matig (F32.1) 🟠 Suïcidaliteit: MATIG │
│ ○ DD: Aanpassingsstoornis Passief, geen plan │
│ 🟢 Agressie: LAAG │
│ 🟢 Verwaarlozing: LAAG │
│ │
│ BEHANDELADVIES │
│ Vorm: CGT individueel │ Frequentie: wekelijks │ Duur: 16 sessies │
│ Medicatie: Sertraline 50mg (gestart, week 2) │
│ │
│ BEHANDELDOELEN (intake) │
│ 1. Slaap verbeteren: van 4-5 uur naar 6-7 uur │
│ 2. Activiteiten hervatten: 3x per week naar buiten │
│ 3. Negatief denken verminderen: herstructureren automatische gedachten │
│ │
│ ROM-SNAPSHOT (PHQ-9) │
│ Score: 18/27 (matig-ernstig) │ Hoogste items: slaap, energie, concentratie│
│ │
│ AANDACHTSPUNTEN VOOR BEHANDELAAR │
│ ⚠️ Vader recent overleden - rouwcomponent │
│ ⚠️ Burn-out voorgeschiedenis - werkdruk monitoren │
│ ⚠️ Passieve suïcidale gedachten - veiligheidsplan bespreken │
│ │
│ [Volledig dossier] [Anamnese] [Risicotaxatie] [ROM-details] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Gewenste functionaliteit
| Intent | Voorbeeld | Prioriteit |
|---|---|---|
overdracht_samenvatting |
"Geef me de samenvatting van deze intake" | Hoog |
kernvraag_query |
"Wat is de kernvraag van Mohammed?" | Hoog |
risico_query |
"Wat zijn de risico's?" | Hoog |
behandeldoelen_query |
"Wat zijn de behandeldoelen uit de intake?" | Hoog |
rom_vergelijk |
"Hoe scoort hij vergeleken met de intake?" | Middel |
anamnese_samenvatting |
"Vat de anamnese samen in 5 bullets" | Middel |
medicatie_status |
"Welke medicatie gebruikt hij en sinds wanneer?" | Middel |
Kritische vraag
"Ik heb 15 minuten om een dossier te lezen. In die 15 minuten moet ik weten: wat is het probleem, wat is het plan, en waar moet ik op letten. Als ik dat niet kan vinden, start de behandeling met een achterstand."
De "eerste sessie test"
"Kan ik in de eerste sessie zeggen: 'Ik weet wie u bent en wat er speelt', zonder dat de cliënt zijn verhaal opnieuw hoeft te vertellen?"
Dit is de ultieme test voor de kwaliteit van de intake-overdracht.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ DE EERSTE SESSIE TEST │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ❌ SLECHTE OVERDRACHT │
│ ───────────────────── │
│ Behandelaar: "Vertel eens, wat brengt u hier?" │
│ Mohammed: "...Heeft u het dossier niet gelezen?" │
│ → Mohammed voelt zich niet gezien │
│ → Vertrouwen beschadigd │
│ → Moet alles opnieuw vertellen │
│ │
│ ✅ GOEDE OVERDRACHT │
│ ───────────────────── │
│ Behandelaar: "Ik heb uw dossier gelezen. Uw vader is vorig jaar │
│ overleden, en sindsdien heeft u last van somberheid │
│ en slaapproblemen. Klopt dat?" │
│ Mohammed: "Ja, precies. Fijn dat u dat weet." │
│ → Mohammed voelt zich gezien │
│ → Vertrouwen opgebouwd │
│ → Kan direct verder │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Succesindicatoren vanuit behandelaar-perspectief
- Voorbereidingstijd nieuwe cliënt < 15 minuten
- Executive summary beschikbaar bij elke intake
- Behandeldoelen concreet en meetbaar overgedragen
- Risico's direct zichtbaar (stoplichtkleuren)
- Cliënt hoeft kernverhaal niet opnieuw te vertellen
- ROM-vergelijking met één klik
👔 Sandra - Manager Afdeling Intake
"Ik stuur 12 intakers aan en moet wachtlijsten managen met een blinddoek voor."
Dagelijkse context
- Verantwoordelijk voor intake-afdeling (12 FTE)
- Rapporteert aan directie over productie en kwaliteit
- Bewaakt Treeknormen en wachtlijsten
- Lost capaciteitsproblemen op
Managementvragen
- Hoeveel screenings wachten op intake?
- Wat is de gemiddelde doorlooptijd per intaker?
- Waar zitten de bottlenecks? (wachten op psychiater? ROM?)
- Halen we de Treeknorm deze maand?
- Welke intakes lopen risico op overschrijding?
Frustraties met huidige werkwijze
- Geen real-time zicht op werklast
- Excel-export → handmatig tellen → rapport maken
- "Waarom duurt intake X al 6 weken?" → Moet in dossier duiken
- Geen alerts voor overschrijdingen Treeknorm
- Productiecijfers pas beschikbaar na maandafsluiting
Gewenste functionaliteit
| Intent | Voorbeeld | Prioriteit |
|---|---|---|
intake_lijst |
"Alle intakes met doorlooptijd > 4 weken" | Hoog |
kpi_query |
"Hoeveel intakes over Treeknorm?" | Hoog |
bottleneck_analyse |
"Waarop wachten de langstlopende intakes?" | Middel |
team_productie |
"Productiecijfers deze maand" | Middel |
Kritische eis
"Dit moet ook werken voor mensen die geen spraak willen gebruiken. Mijn team is 50+ en niet iedereen is tech-savvy."
Randvoorwaarden
- Geen verplichting tot spraakgebruik
- Training en ondersteuning voor team
- Gefaseerde uitrol met champions
- Terugvaloptie naar klassieke interface
Succesindicatoren
- Real-time dashboard zonder handmatig tellen
- Proactieve alerts bij Treeknorm-risico
- Adoptie door minimaal 80% van team binnen 3 maanden
🏥 Robert - Directeur Zorg
"Ik denk in zorgpaden, niet in features. Wat is de impact op cliëntervaring en uitkomsten?"
Strategische context
- Verantwoordelijk voor alle zorginhoudelijke afdelingen
- Rapporteert aan Raad van Bestuur
- Bewaakt kwaliteit, veiligheid en financiën
- Bepaalt investeringsprioriteiten
Strategische vragen
- Verkorten we hiermee de tijd van aanmelding tot behandeling?
- Verbeteren we de kwaliteit van diagnostiek?
- Hoe verhoudt dit zich tot ons EPD-leveranciersstrategie?
- Wat is de business case? (FTE-besparing? Kwaliteit? Beide?)
- Past dit in onze digitale transformatie-agenda?
Zorgen
- Vendor lock-in: Afhankelijkheid van custom AI-oplossingen
- Compliance: AVG, NEN 7510, Wkkgz voor spraakdata
- Schaalbaarheid: "Als dit de standaard wordt, moeten alle 200 medewerkers getraind worden"
- Kosten: Wat als Anthropic/OpenAI de prijzen verdrievoudigt?
- Continuïteit: Wat als de leverancier stopt?
Gewenste aanpak
| Fase | Focus | Deliverable |
|---|---|---|
| Pilot | Bewijzen dat het werkt | Resultaten 5 intakers, 8 weken |
| Evaluatie | Meetbare impact | KPI-vergelijking voor/na |
| Go/No-go | Besluit opschalen | Business case voor RvB |
| Uitrol | Gecontroleerde groei | Implementatieplan alle afdelingen |
Harde eisen
"Geen enkele feature gaat live zonder privacy-impact-assessment. En ik wil een terugvalscenario als de AI uitvalt."
Governance-eisen
- DPIA (Data Protection Impact Assessment) voor spraakverwerking
- Penetratietest op nieuwe API's
- Fallback-procedure bij AI-uitval
- Exit-strategie en data-portabiliteit
- Contractuele afspraken over prijsstabiliteit
Succesindicatoren
- 20% reductie doorlooptijd aanmelding-behandeling
- Geen toename in klachten over dossierfouten
- Positieve evaluatie door IGJ bij volgende inspectie
- Cliënttevredenheid minimaal gelijk
🎯 Jasper - Product Owner
"Ik moet 20 wensen vertalen naar 5 sprints. Help me prioriteren."
Rol en verantwoordelijkheid
- Beheert de product backlog
- Vertaalt stakeholderwensen naar user stories
- Prioriteert op basis van waarde en haalbaarheid
- Communiceert met development team
Afwegingskader
| Factor | Gewicht | Toelichting |
|---|---|---|
| Klinische impact | 40% | Verbetert zorgkwaliteit of veiligheid |
| Gebruikersadoptie | 25% | Wordt dagelijks gebruikt, lost echte pijn op |
| Technische haalbaarheid | 20% | Past in architectuur, beheersbaar risico |
| Strategische fit | 15% | Sluit aan bij organisatiedoelen |
Observaties uit stakeholdergesprekken
Hoge klinische impact:
- Dicteren anamnese/risico (Fatima) - minder reconstructiefouten
- AI-samenvatting voor MDO - betere informatieoverdracht
Hoge adoptie verwacht:
- Intake-lijst met filters (Marieke, Sandra) - dagelijks gebruik
- Status-overzicht (iedereen) - vervangt klikken door vragen
Technisch risicovol:
- Medicatie-intents (Bernard) - eist 100% betrouwbaarheid
- Real-time KPI's (Sandra) - vereist data-aggregatie
Strategisch belangrijk:
- Meetbare resultaten (Robert) - nodig voor vervolgbesluit
- Privacy-compliance (Robert) - voorwaarde voor go-live
Voorstel sprintplanning
Sprint 1-2: Query intents versterken (laag risico, hoge adoptie)
├── intake_status verfijnen (bestaand)
├── intake_lijst met filters (nieuw)
├── onderzoeken_query (nieuw)
└── Metrics dashboard basis
Sprint 3-4: Dicteren pilot (hoge impact, meet resultaten)
├── anamnese_toevoegen (nieuw)
├── risico_toevoegen (nieuw)
├── Pilot setup 5 intakers
└── Meetinstrumenten inrichten
Sprint 5-6: AI-samenvatting (wow-factor, meet kwaliteit)
├── intake_samenvatting (nieuw)
├── Human-in-the-loop review flow
├── Kwaliteitsmeting samenvatting
└── Pilot evaluatie rapport
Sprint 7+: Actie-intents (schrijven naar EPD)
├── diagnose_toevoegen
├── behandeladvies_invoer
├── Confirmatie-dialogen
└── Uitrol voorbereiding
Vraag aan stakeholders
"Als ik maar één ding kan bouwen de komende 4 weken, wat zou de meeste pijn wegnemen?"
Risico's en mitigatie
| Risico | Impact | Mitigatie |
|---|---|---|
| Lage adoptie | Hoog | Vroege gebruikerstests, champions |
| Privacy-bezwaren | Hoog | DPIA vroeg in proces |
| Technische complexiteit | Middel | Incrementeel bouwen, MVP-first |
| Scope creep | Middel | Strikte prioritering, nee zeggen |
🎨 Lisa - UX Designer
"Voice UI is een compleet ander paradigma. We kunnen niet gewoon knoppen vervangen door spraak."
Ontwerpfilosofie
- User-centered: Observeer eerst, ontwerp dan
- Inclusive: Toegankelijk voor alle gebruikers
- Forgiving: Fouten maken moet veilig zijn
- Transparent: Gebruiker begrijpt wat het systeem doet
Design-principes voor Voice UI
1. Progressive disclosure
Niveau 1: "Wat wil je doen?"
Niveau 2: Suggesties tonen bij ambiguïteit
Niveau 3: Detail vragen alleen indien nodig
2. Multimodal interactie
- Voice óf type óf klik - gebruiker kiest
- Spraak voor input, scherm voor output
- Nooit voice-only afdwingen
- Keyboard shortcuts voor powerusers
3. Feedback en bevestiging
Systeem: "Ik ga een risico toevoegen:
suïcidaliteit matig. Klopt dat?"
[Bevestigen] [Aanpassen] [Annuleren]
4. Error recovery
"Dat begreep ik niet. Bedoelde je:
• De risico's bekijken
• Een risico toevoegen
• Iets anders"
Zorgen bij huidige implementatie
- Command-center voelt te technisch ("intent classification")
- Gebruikers moeten niet hoeven weten welke intents bestaan
- Onboarding ontbreekt - hoe leert iemand wat je kunt vragen?
- Geen visuele feedback tijdens spraakherkenning
- Foutmeldingen zijn te generiek
Concrete ontwerpvoorstellen
A. Suggestie-chips na elke actie
[Intake voltooid]
Misschien wil je ook:
[Samenvatting maken] [Behandeladvies toevoegen] [Terug naar lijst]
B. Voorbeeldvragen in lege staat
┌─────────────────────────────────────────┐
│ 🎤 Wat wil je doen? │
│ │
│ Probeer bijvoorbeeld: │
│ • "Wat zijn de risico's?" │
│ • "Welke diagnoses zijn gesteld?" │
│ • "Wat moet ik nog invullen?" │
└─────────────────────────────────────────┘
C. Voice indicator met transcriptie
┌─────────────────────────────────────────┐
│ 🎤 ●●● Luisteren... │
│ │
│ "Wat zijn de risico's van..." │
│ ▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓░░░░░░░░░░ │
└─────────────────────────────────────────┘
D. Wizard voor complexe acties
Intake starten (stap 1/3)
─────────────────────────
Cliënt: Jan van der Berg
Verwijzer:
○ Huisarts
○ POH-GGZ
○ Zelfverwijzing
○ Anders...
[Vorige] [Volgende]
Onderzoeksvoorstel
"Kunnen we 3 intakers een week volgen om te zien hoe ze NU werken? User research vóór we verder bouwen."
Aanbevolen UX-activiteiten
| Activiteit | Wanneer | Output |
|---|---|---|
| Contextual inquiry | Sprint 1 | Workflow-inzichten |
| Prototype testing | Sprint 2 | Validatie voice UI patterns |
| Usability testing | Sprint 4 | Iteratie op dicteren |
| A/B testing | Sprint 6 | Optimalisatie samenvatting-flow |
Succesindicatoren
- System Usability Scale (SUS) > 70
- Task completion rate > 90%
- Error recovery rate > 80%
- Time-on-task reductie 30%
Proces-gebaseerde Analyse
In deze sectie kijken we naar elke fase van de cliëntreis en laten we de relevante stakeholders reflecteren op hun rol, pijnpunten en gewenste intents.
Fase 1: Verwijzing - Perspectief Huisarts
Dr. Ellen (Huisarts) over haar rol in de cliëntreis:
"Ik ben het startpunt. Als ik een incomplete verwijzing stuur, begint Mohammed's traject al met een achterstand. Maar ik heb 10 minuten per patiënt. De verwijsbrief is vaak het sluitstuk van een emotioneel consult.
Wat ik schrijf, bepaalt hoe de GGZ Mohammed ziet. Als ik 'somberheidsklachten' schrijf, klinkt dat anders dan 'depressieve episode met passieve suïcidaliteit na verlies vader'. Dezelfde patiënt, andere urgentie."
Haar verwijsproces:
Tijdens consult (20-25 min bij GGZ-problematiek):
├── Klachten inventariseren
├── Inschatten: basis-GGZ of SGGZ?
├── Besluit: verwijzen of eerst POH-GGZ?
└── Patiënt informeren over vervolgtraject
Direct na consult (5-10 min):
├── Verwijsbrief dicteren of typen
├── Instelling kiezen (vaak gewoontegedrag)
├── Eventueel bijlagen toevoegen (medicatieoverzicht)
└── Verwijzing versturen (fax/ZorgDomein/mail)
Daarna:
├── Wachten op bevestiging (vaak geen)
├── Patiënt in wachttijd monitoren via POH-GGZ
├── Soms: crisissen opvangen die bij GGZ horen
└── Na 2-4 maanden: terugkoppelingbrief ontvangen
Pijnpunten in de keten:
| Probleem | Impact op Mohammed | Impact op Ellen |
|---|---|---|
| Onduidelijk welke info nodig is | GGZ vraagt alsnog na | Dubbel werk |
| Geen wachttijdinzicht | Verkeerde verwachtingen | Kan niet goed informeren |
| Geen ontvangstbevestiging | Onzekerheid of verwijzing is aangekomen | Moet zelf nabellen |
| Geen tussentijdse updates | Belt Ellen: "Waar blijft de GGZ?" | Kan alleen zeggen: "Bel ze" |
| Late terugkoppeling | Weet niet wat er is besloten | Kan niet anticiperen |
Wat de huisarts nodig heeft van de GGZ:
| Moment | Informatiebehoefte | Huidige situatie |
|---|---|---|
| Bij verwijzing | Template met verplichte velden | Vrije tekst, gissen wat nodig is |
| Na verwijzing | Bevestiging + geschatte wachttijd | Stilte |
| Tijdens wachttijd | Statusupdate bij mijlpalen | Niets |
| Bij crisis | Direct bericht | Soms achteraf, soms nooit |
| Na intake | Diagnose + behandelplan + advies voor huisarts | Brief na maanden |
Gewenste intents/functionaliteit (in verwijzersportaal):
| Intent | Voorbeeld | Waarde |
|---|---|---|
wachttijd_query |
"Wat is de wachttijd bij GGZ X?" | Realistisch verwachtingsmanagement |
verwijzing_status |
"Is mijn verwijzing ontvangen?" | Zekerheid |
patient_update |
"Wat is de status van Mohammed?" | Grip op proces |
terugkoppeling_trigger |
"Kan ik een terugkoppeling krijgen?" | Actief opvragen |
Ellen over de impact op Mohammed:
"Mohammed vroeg me: 'Hoe lang duurt het?' Ik zei: 'Een paar weken voor de screening, daarna nog even voor de intake.' Maar ik wist het niet zeker.
Twee weken later zat hij weer bij me. 'Ik heb nog niks gehoord.' Wat moet ik dan zeggen? 'Bel de GGZ maar'? Dat voelt alsof ik hem in de steek laat.
Als ik real-time zou kunnen zien waar hij in het proces zit, zou ik hem gerust kunnen stellen. 'Je staat op de lijst, volgende week word je gebeld.' Dat is beter dan: 'Ik weet het ook niet.'"
De verwijsbrief: een kritisch document
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ WAT ELLEN SCHRIJFT VS. WAT DE GGZ NODIG HEEFT │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ "Somberheidsklachten na ✓ Hulpvraag (vrije tekst) │
│ overlijden vader. ✓ Voorgeschiedenis │
│ Gaarne beoordeling." ✗ Ernst/urgentie │
│ ✗ Risico-inschatting │
│ ✗ Eerdere behandelingen │
│ ✗ Medicatie geprobeerd? │
│ ✗ Sociale context │
│ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ GEVOLG: │
│ • Admin belt huisarts terug voor aanvullende info → vertraging │
│ • Screener heeft onvoldoende context → vraagt alles opnieuw │
│ • Mohammed denkt: "Heeft de huisarts niks opgeschreven?" │
│ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ OPLOSSING: │
│ Gestructureerde verwijzing met: │
│ • Verplichte velden (hulpvraag, risico, medicatie) │
│ • Optionele velden (sociale context, eerdere behandelingen) │
│ • Auto-import medicatieoverzicht uit HIS │
│ • Direct feedback: "Verwijzing compleet" of "Vul nog X aan" │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Succesindicatoren voor Fase 1:
- Verwijzing kost huisarts < 5 minuten
- Automatische bevestiging binnen 24 uur
- Huisarts ontvangt geschatte wachttijd bij verwijzing
- Gestructureerde verwijzing voorkomt nabellen
- Terugkoppeling naar huisarts < 2 weken na intake-afsluiting
Fase 2: Aanmelding - Perspectief Administratie
Marieke (Zorgadministratie) over haar rol in de cliëntreis:
"Als Mohammed's verwijzing binnenkomt, ben ik de eerste van de GGZ die contact heeft. Dat is een verantwoordelijkheid die ik serieus neem. Hij zit thuis te wachten en weet niet wat er gebeurt.
Mijn werk is vaak onzichtbaar, maar cruciaal. Als ik de verwijsbrief niet goed controleer, komt er later gedoe. Als ik vergeet documenten op te vragen, loopt de intake vast. Als ik Mohammed te laat bel, denkt hij dat we hem vergeten zijn."
Haar dagelijkse handelingen:
09:00 Verwijzingen van gisteren doornemen (10-15 stuks)
09:30 BSN-verificatie en verzekeringcheck batch
10:00 Cliënten bellen die nog documenten moeten aanleveren
11:00 Nieuwe cliënten eerste contact bellen
12:00 Werklijst screeners bijwerken
13:30 E-mails beantwoorden (huisartsen, cliënten)
15:00 Ontbrekende verwijsbrieven nabellen bij huisartsen
16:00 Administratieve afsluiting van intakes verwerken
Pijnpunten in het proces:
| Probleem | Impact op Mohammed | Impact op proces |
|---|---|---|
| Incomplete verwijsbrieven | Moet extra info aanleveren | Vertraging 3-5 dagen |
| Geen overzicht werklijst | Onduidelijk wanneer hij aan de beurt is | Screeners weten niet wie prioriteit heeft |
| Handmatig status bijhouden | Kan geen update geven als hij belt | Tijdverlies aan telefoon |
| Documenten zoeken in 5 systemen | Voelt als chaos | Foutgevoelig |
Gewenste intents voor Fase 2:
| Intent | Voorbeeld | Waarde |
|---|---|---|
verwijzing_check |
"Welke verwijzingen missen documenten?" | Proactief ipv reactief |
client_status_update |
"Wat is de status van Mohammed?" | Direct antwoord als cliënt belt |
werklijst_screening |
"Wie staat er klaar voor screening?" | Overzicht voor afstemming |
contact_loggen |
"Log telefonisch contact met Mohammed: documenten opgevraagd" | Snelle registratie |
Fase 3: Screening - Perspectief Screener
Thomas (GZ-psycholoog) over zijn rol in de cliëntreis:
"Ik ben de eerste clinicus die Mohammed spreekt. Dat is spannend voor hem - eindelijk iemand die iets van psychologie weet. Maar ik heb maar 15-20 minuten.
In die tijd moet ik inschatten: past hij hier? Is het urgent? Kan de huisarts het ook? Soms is het glashelder, soms is het puzzelen. En ik moet het kunnen uitleggen aan Mohammed waarom hij wel of niet door mag naar intake.
Het frustrerende is dat ik vaak dezelfde vragen stel als de huisarts al heeft gesteld. Mohammed denkt dan: 'Heb je mijn dossier niet gelezen?' Ja, dat heb ik - maar er staat niet altijd in wat ik nodig heb."
Zijn screening-gesprek:
Voorbereiding (5 min):
├── Verwijsbrief lezen
├── Eerdere behandelingen checken (indien beschikbaar)
└── Hulpvraag identificeren
Gesprek (15-20 min):
├── Contact maken, verwachtingen checken
├── Hulpvraag in eigen woorden laten vertellen
├── Ernst inschatten (suïcidaliteit screenen!)
├── Voorgeschiedenis checken
└── Besluit toelichten
Nawerk (10 min):
├── Besluit vastleggen in EPD
├── Bij intake: doorzetten naar werklijst intakers
└── Bij terugverwijzing: brief naar huisarts
Pijnpunten in het proces:
| Probleem | Impact op Mohammed | Impact op Thomas |
|---|---|---|
| Hulpvraag niet duidelijk in verwijsbrief | Moet alles opnieuw vertellen | Tijdverlies in gesprek |
| Geen eerdere behandelhistorie | "Dat heb ik al verteld" | Onvolledige risico-inschatting |
| 4 schermen voor screeningsbesluit | - | 5 minuten extra werk |
| Constante onderbrekingen | - | Context kwijt, fouten |
Gewenste intents voor Fase 3:
| Intent | Voorbeeld | Waarde |
|---|---|---|
hulpvraag_query |
"Wat is de hulpvraag van Mohammed?" | Snel overzicht voor gesprek |
historie_query |
"Zijn er eerdere GGZ-behandelingen?" | Context zonder zoeken |
screening_besluit |
"Start intake, vermoeden depressie, matig risico" | Eén zin ipv 4 schermen |
intake_starten |
"Start intake voor deze cliënt" | Direct actie |
Thomas over de cliëntervaring:
"Mohammed zei tegen mij: 'Ik heb dit al aan de huisarts verteld.' Ik snap zijn frustratie. Maar de huisarts schrijft vaak: 'Somberheidsklachten, gaarne beoordeling.' Dat is niet genoeg.
Als ik via het EPD zou kunnen zien wat Mohammed precies tegen de huisarts heeft gezegd, of als de huisarts een gestructureerde verwijzing zou sturen, dan hoefde ik niet alles opnieuw te vragen.
Het ideaal? Mohammed vult vooraf een korte vragenlijst in. Ik lees die. Het gesprek gaat dan over nuances, niet over basisfeiten."
Fase 4 & 6: Intake - Perspectief Intaker
Dr. Fatima (klinisch psycholoog) over haar rol in de cliëntreis:
"De intake is het hart van het proces. Als ik hier iets mis, werkt het door in de hele behandeling. Mohammed komt bij mij met verwachtingen - eindelijk iemand die de tijd neemt.
Ik heb 90 minuten. Dat klinkt veel, maar het is krap. Anamnese, risicotaxatie, kindcheck, diagnose... En ik wil ook contact maken. Mohammed is geen checklist.
Mijn grootste frustratie? Typen tijdens het gesprek. Ik merk dat Mohammed dan terugtrekt. 'Luistert ze wel?' Dus maak ik aantekeningen op papier. En daarna zit ik nog 45 minuten te typen. Dat is dubbel werk."
Haar intake-sessie vanuit Mohammed's perspectief:
Wat Mohammed ziet: Wat Fatima denkt:
─────────────────────────────────────────────────────────────────
"Ze stelt veel vragen over "Ik moet zijn levensloop snappen
mijn jeugd" om de huidige klachten te duiden"
"Ze schrijft de hele tijd" "Ik moet dit vastleggen, maar
ik verlies het contact..."
"Ze vraagt of ik aan zelfmoord "Dit moet ik vragen, ook al is
denk - dat is heftig" het ongemakkelijk. Veiligheid eerst."
"Ze zegt 'depressieve stoornis' "Ik probeer het klinisch te houden,
- klinkt zo erg" maar hij hoort 'depressief' als
een veroordeling"
"Ze zegt dat ik naar een "De psychiater moet medicatie
psychiater moet - word ik gek?" beoordelen. Standaardprocedure."
Pijnpunten in het proces:
| Probleem | Impact op Mohammed | Impact op Fatima |
|---|---|---|
| Typen verstoort gesprek | Voelt niet gehoord | Mist nuances, dubbel werk |
| Risico-formulier 3 pagina's | Voelt als verhoor | Overkill bij laag risico |
| Info screener niet volledig | Moet opnieuw vragen | Frustratie, tijdverlies |
| MDO-voorbereiding kost tijd | Wacht langer op uitslag | Administratieve last |
Gewenste intents voor Fase 4:
| Intent | Voorbeeld | Waarde |
|---|---|---|
anamnese_toevoegen |
"Vader overleed toen cliënt 12 was, sindsdien angstklachten" | Dicteren ipv typen |
risico_toevoegen |
"Matig risico suïcidaliteit, passieve doodswens, geen plan" | Snelle invoer |
kindcheck_query |
"Zijn er kinderen in het gezin?" | Snel check |
intake_samenvatting |
"Maak samenvatting voor MDO" | AI-hulp bij verslag |
Fatima over de cliëntervaring:
"Mohammed vroeg me: 'Wat schrijft u precies op?' Ik liet het hem zien. Hij schrok - niet van de inhoud, maar van de hoeveelheid. 'Is dit allemaal over mij?'
Ik legde uit dat het belangrijk is voor zijn behandeling. Maar hij zei: 'Ik heb dit ook al aan die andere meneer verteld. Staat dat er ook in?'
Dat is het probleem. De screening-informatie zit in een ander deel van het systeem. Ik moet klikken en zoeken. Mohammed ziet dat en denkt: 'Ze weten niet eens wat ik al verteld heb.'
Mijn droom? Ik open Mohammed's dossier en zie meteen: hulpvraag, voorgeschiedenis, risico-inschatting screening. In één overzicht. Dan kan ik het gesprek beginnen met: 'Ik heb gelezen dat uw vader is overleden. Wilt u daar meer over vertellen?' In plaats van: 'Vertel eens, wat brengt u hier?'"
Fase 5 & 6: Psychiater & MDO - Perspectief Psychiater
Dr. Bernard (psychiater) over zijn rol in de cliëntreis:
"Ik kom in beeld als medicatie overwogen wordt. Mohammed is dan al door drie mensen gesproken. Hij is moe van de vragen. En hij is nerveus - 'psychiater' klinkt heftig.
Mijn gesprek is kort - 15 tot 30 minuten. Ik vertrouw op wat Fatima heeft vastgelegd. Maar als daar gaten in zitten, moet ik alsnog vragen stellen die Mohammed al beantwoord heeft.
In het MDO bespreken we de diagnose en het behandelplan. Mohammed is daar niet bij. Dat voelt misschien raar voor hem, maar het is efficiënt. We bespreken 8-10 cliënten in een uur. Als iedereen erbij zou zijn, duurde het dagen."
Zijn rol vanuit Mohammed's perspectief:
Wat Mohammed denkt: Wat Bernard doet:
─────────────────────────────────────────────────────────────────
"De psychiater heeft mijn "Ik scan het verslag: depressieve
hele dossier gelezen" klachten, verlies vader, burn-out.
Risico: matig. Geen psychose."
"Hij vraagt of ik medicatie "Ik check of de huisarts al iets
van de huisarts heb gehad" geprobeerd heeft. Staat niet in
verwijsbrief."
"Hij legt uit waarom een "SSRI is eerste keus bij deze
antidepressivum zou helpen" presentatie. Bijwerkingen toelichten."
"Hij zegt dat ze in een "In het MDO bevestigen we diagnose
overleg over mij praten" en behandelplan. Standaardproces."
Pijnpunten in het proces:
| Probleem | Impact op Mohammed | Impact op Bernard |
|---|---|---|
| Medicatiehistorie ontbreekt | Moet opnieuw uitleggen | Onvolledige info voor voorschrijven |
| Risico niet altijd ingevuld | - | Moet zelf inschatten |
| Onderzoeken onduidelijk | - | "Is lab al aangevraagd?" |
| MDO-voorbereiding kost tijd | Langer wachten | Lezen van meerdere dossiers |
Gewenste intents voor Fase 5-6:
| Intent | Voorbeeld | Waarde |
|---|---|---|
medicatie_historie |
"Welke medicatie heeft Mohammed eerder gebruikt?" | Direct overzicht |
onderzoeken_query |
"Welke onderzoeken zijn aangevraagd?" | Geen gemiste somatiek |
risico_query |
"Wat is het risicoprofiel?" | Snel inzicht |
behandeladvies_invoer |
"Start sertraline 50mg, controle 2 weken" | Snelle registratie |
Bernard over de cliëntervaring:
"Mohammed vroeg me: 'Moet dit echt, die medicatie?' Een terechte vraag. Ik nam de tijd om uit te leggen hoe antidepressiva werken. Niet 'happy pills', maar een hulpmiddel om uit het dal te komen.
Wat ik merkte: hij was opgelucht dat ik zijn dossier kende. 'U weet al wat er aan de hand is,' zei hij. Dat vertrouwen komt doordat Fatima goed heeft gedocumenteerd.
Maar soms krijg ik een dossier waar de risicotaxatie half leeg is. Of waar niet staat of de huisarts al medicatie heeft geprobeerd. Dan moet ik zelf gaan zoeken in oude brieven. Of Mohammed opnieuw vragen. Dat is zonde van zijn energie én van mijn tijd."
Fase 7: Afsluiting - Perspectief Intaker & Administratie
Dr. Fatima over de afsluiting:
"Het behandelplan bespreken met Mohammed is een belangrijk moment. Eindelijk duidelijkheid. 'Dit is wat we denken dat er aan de hand is. Dit is wat we voorstellen.'
Maar dan komt de moeilijke boodschap: wachtlijst. 'Uw behandelaar kan over 4 weken starten.' Mohammed's gezicht betrekt. Negen weken gewacht, en nu nog 4 weken.
Ik snap zijn frustratie. Maar de behandelaren zitten vol. Het enige wat ik kan doen is uitleggen waarom het zo lang duurt. En zorgen dat de overdracht naar de behandelaar perfect is, zodat Mohammed niet nóg een keer zijn verhaal hoeft te doen."
Marieke over de administratieve afsluiting:
"Als de intake is afgerond, moet ik het dossier 'sluiten'. Klinkt simpel, maar er komt veel bij kijken. Brief naar de huisarts. Checken of alle documenten compleet zijn. Zorgen dat de behandelaar toegang heeft tot het dossier.
En als er iets mist? Dan bel ik Fatima of Bernard. Die hebben het druk. Soms duurt het dagen voor een handtekening gezet is. Mohammed weet dat niet - hij denkt dat alles geregeld is.
Wat zou helpen: een intake-checklist die automatisch afvinkt wat er is en wat nog moet. 'Let op: behandeladvies nog niet getekend.' Dan hoef ik niet handmatig te checken."
Gewenste intents voor Fase 7:
| Intent | Voorbeeld | Waarde |
|---|---|---|
intake_checklist |
"Wat mist er nog voor afsluiting?" | Automatische controle |
intake_afsluiten |
"Sluit intake af, behandelaar: Dr. Jansen" | Snelle afsluiting |
overdracht_samenvatting |
"Genereer overdracht voor behandelaar" | AI-hulp bij brief |
brief_huisarts |
"Genereer terugkoppeling naar verwijzer" | Snelle communicatie |
Fase 8: Start Behandeling - Perspectief Behandelaar
Sanne (GZ-psycholoog/Behandelaar) over haar rol in de cliëntreis:
"Ik ben het eindpunt van de intake - de ontvanger van al het werk dat Fatima, Thomas en Bernard hebben gedaan. Als zij goed werk hebben geleverd, kan ik direct aan de slag. Als het dossier rommelig is, begint Mohammed's behandeling met een valse start.
Mohammed heeft nu 9-13 weken gewacht. Hij is moe, gefrustreerd, maar ook hoopvol. Dit is het moment waarop de behandeling echt begint. Ik wil dat eerste gesprek gebruiken om verbinding te maken, niet om informatie te verzamelen die er al zou moeten zijn."
Haar voorbereiding op Mohammed:
Dag voor afspraak:
├── Dossier openen (verwachting: 15 min, realiteit: 30+ min)
├── Zoeken naar kernvraag (vaak niet expliciet)
├── Risico's checken (verspreid over meerdere documenten)
├── Behandeladvies lezen ("CGT, 12-16 sessies" - te vaag)
├── ROM-uitslagen interpreteren (losse PDF's)
└── Aandachtspunten noteren
Frustratie:
├── Informatie is er wel, maar niet vindbaar
├── Geen standaard format voor overdracht
├── Elke intaker documenteert anders
└── Executive summary ontbreekt
Het eerste gesprek - cruciaal moment:
Scenario A: Goede overdracht
────────────────────────────
Sanne: "Mohammed, welkom. Ik heb uw dossier gelezen. U heeft een
moeilijke tijd achter de rug - uw vader overleed vorig jaar,
en daarna kwam de burn-out. U slaapt slecht en voelt zich somber."
Mohammed: "Ja... fijn dat u dat weet. Ik hoef het niet opnieuw te vertellen."
Sanne: "We gaan werken aan drie dingen: beter slapen, uw gedachten
onderzoeken, en langzaam weer activiteiten oppakken. Klinkt dat
als een goed plan?"
Mohammed: "Ja, dat klinkt goed. Wanneer beginnen we?"
→ Vertrouwen opgebouwd, behandeling kan starten
────────────────────────────
Scenario B: Matige overdracht
────────────────────────────
Sanne: "Mohammed, welkom. Ik heb uw dossier doorgenomen. Kunt u me
vertellen wat de belangrijkste reden is dat u hier bent?"
Mohammed: "...Heeft u het niet gelezen? Ik heb dit al aan vijf mensen
verteld. Mijn vader, de burn-out, de slapeloosheid..."
Sanne: "Ja, dat las ik, maar ik wil graag van u horen wat het
belangrijkste is."
Mohammed: (zucht) "Oké, waar zal ik beginnen..."
→ Vertrouwen beschadigd, eerste sessie gaat op aan herhaling
Pijnpunten bij ontvangen van intakes:
| Probleem | Impact op Mohammed | Impact op Sanne |
|---|---|---|
| Geen executive summary | Moet opnieuw vertellen | 30+ min voorbereiding |
| Behandeldoelen vaag | Weet niet wat te verwachten | Moet zelf concretiseren |
| Risico's verspreid | Mogelijk onveilig | Moet zoeken naar cruciale info |
| ROM niet geïntegreerd | - | Handmatig vergelijken |
| Elke intaker anders | Inconsistente ervaring | Steeds andere format leren |
| Overdracht = intake-verslag | Teveel detail | Kan niet snel scannen |
De ideale overdracht volgens Sanne:
"Ik wil in 10 minuten weten:
- Wie is deze persoon? (naam, leeftijd, context)
- Wat is het probleem? (kernvraag in 1-2 zinnen)
- Waarom nu? (aanleiding, trigger)
- Waar moet ik op letten? (risico's, aandachtspunten)
- Wat is het plan? (behandeldoelen, concreet)
Al het andere kan ik later lezen als ik het nodig heb."
Gewenste intents voor Fase 8:
| Intent | Voorbeeld | Waarde |
|---|---|---|
overdracht_samenvatting |
"Geef executive summary van deze intake" | Snelle voorbereiding |
kernvraag_query |
"Wat is de kernvraag?" | Direct antwoord |
risico_query |
"Wat zijn de risico's?" | Veiligheid voorop |
behandeldoelen_query |
"Wat zijn de behandeldoelen uit de intake?" | Concrete start |
rom_vergelijk |
"Vergelijk huidige ROM met intake" | Voortgang meten |
anamnese_samenvatting |
"Vat de anamnese samen in 5 bullets" | Context zonder lezen |
aandachtspunten_query |
"Waar moet ik op letten bij deze cliënt?" | Geen verrassingen |
Sanne over de keten:
"Ik krijg soms het gevoel dat de intake een doel op zich is geworden. Alle vakjes zijn aangevinkt, alle formulieren zijn ingevuld. Maar de vraag 'Wat heeft de behandelaar nodig?' wordt niet gesteld.
De intake is geen eindproduct - het is een startpunt. Als ik niet kan voortbouwen op wat er is gedaan, begint Mohammed opnieuw. Dan zijn die 9 weken wachten voor niks geweest.
Mijn ideaal? Een overdracht die zo goed is dat Mohammed tegen me zegt: 'U weet precies wat er aan de hand is.' Dat is het bewijs dat de keten werkt."
Succesindicatoren voor Fase 8:
- Voorbereidingstijd < 15 minuten per nieuwe cliënt
- Executive summary beschikbaar voor elke intake
- Risico's zichtbaar in 10 seconden (stoplicht-systeem)
- Behandeldoelen concreet en meetbaar overgedragen
- Cliënt hoeft kernverhaal niet opnieuw te vertellen
- ROM-vergelijking met intake in één klik
Overzicht: Intent-Mapping per Procesfase
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ INTENTS PER FASE VAN DE CLIËNTREIS │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
FASE 1: VERWIJZING (Huisarts - extern systeem)
├── Query: wachttijd_query*, verwijzing_status*, patient_update*
└── Actie: verwijzing_indienen*, terugkoppeling_trigger*
* Deze intents leven in een verwijzersportaal, niet in het klinisch EPD
FASE 2: AANMELDING (Administratie)
├── Query: verwijzing_check, client_status_update, werklijst_screening
├── Actie: contact_loggen
└── Keten: ontvangstbevestiging_versturen (naar huisarts)
FASE 3: SCREENING (Screener)
├── Query: hulpvraag_query, historie_query
└── Actie: screening_besluit, intake_starten
FASE 4: INTAKE (Intaker)
├── Query: intake_status, risico_query, diagnose_query, kindcheck_query,
│ anamnese_query, onderzoeken_query, rom_query
└── Actie: anamnese_toevoegen, risico_toevoegen, diagnose_toevoegen,
kindcheck_invullen, contact_toevoegen, onderzoek_toevoegen
FASE 5: PSYCHIATER (Psychiater)
├── Query: medicatie_historie, onderzoeken_query, risico_query
└── Actie: behandeladvies_invoer, onderzoek_aanvragen
FASE 6: MDO (Intaker + Psychiater)
├── Query: intake_samenvatting
└── Actie: diagnose_toevoegen, behandeladvies_invoer
FASE 7: AFSLUITING (Intaker + Administratie)
├── Query: intake_checklist
├── Actie: intake_afsluiten, overdracht_samenvatting
└── Keten: brief_huisarts, status_update_huisarts (naar verwijzer)
FASE 8: START BEHANDELING (Behandelaar)
├── Query: overdracht_samenvatting, kernvraag_query, risico_query,
│ behandeldoelen_query, rom_vergelijk, anamnese_samenvatting,
│ aandachtspunten_query
└── Actie: behandelplan_definitief, behandeling_gestart
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
LEGENDA:
Query = Informatie opvragen (read-only)
Actie = Gegevens toevoegen/wijzigen (write)
HUIDIGE STATUS:
✅ Gebouwd: intake_status, risico_query, diagnose_query, intake_navigeer
⏳ Gepland: Alle andere intents (zie roadmap)
Cliënt-gedreven Prioritering
Als we de roadmap bekijken vanuit Mohammed's perspectief, welke intents hebben dan de meeste impact op zijn ervaring?
| Prioriteit | Intent | Fase | Impact op cliënt |
|---|---|---|---|
| 1 | intake_samenvatting |
6-7 | Betere overdracht = minder herhaling bij behandelaar |
| 2 | anamnese_toevoegen (dicteren) |
4 | Meer oogcontact = voelt meer gehoord |
| 3 | hulpvraag_query |
3 | Screener is voorbereid = minder herhaling |
| 4 | intake_checklist |
7 | Snellere afsluiting = korter wachten |
| 5 | screening_besluit |
3 | Snellere registratie = sneller naar intake |
| 6 | overdracht_samenvatting |
7 | Behandelaar kent context = betere start |
Mohammed's stem in de roadmap:
"Ik hoef niet te weten hoe het systeem werkt. Ik wil alleen dat de mensen die mij helpen, weten wie ik ben en wat ik heb meegemaakt. Zonder dat ik het steeds opnieuw moet vertellen.
Als jullie systeem dat kan, dan is het een goed systeem."
Discussie & Synthese
Gedeelde thema's
| Thema | Benoemd door | Prioriteit |
|---|---|---|
| Minder herhaling voor cliënt | Cliënt, Intaker, Screener, Huisarts, Behandelaar | Hoog |
| Informatie stroomt door het proces | Cliënt, Huisarts, Behandelaar, alle medewerkers | Hoog |
| Goede overdracht naar behandelaar | Behandelaar, Intaker, Manager | Hoog |
| Terugkoppeling naar verwijzer | Huisarts, Directeur | Hoog |
| Overzicht/lijsten zijn cruciaal | Admin, Manager, Psychiater, Huisarts | Hoog |
| Dicteren heeft hoge waarde | Screener, Intaker | Hoog |
| Multimodaal (niet alleen voice) | Admin, Manager, UX | Hoog |
| Privacy/compliance eerst | Intaker, Directeur, Cliënt | Hoog |
| Meetbare resultaten nodig | Manager, Directeur, PO | Hoog |
| Executive summary bij intake | Behandelaar, Manager | Hoog |
| Transparantie naar cliënt | Cliënt, Huisarts, Directeur | Middel |
| Gestructureerde verwijzing | Huisarts, Admin, Screener | Middel |
| Foutbestendigheid essentieel | Psychiater, UX | Middel |
| Onboarding en training | Manager, UX | Middel |
De cliënt als stakeholder
Een belangrijk inzicht uit deze sessie: de cliënt is niet alleen ontvanger van zorg, maar ook stakeholder in het systeem. Mohammed's frustraties zijn direct verbonden aan hoe het EPD wordt gebruikt:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ CLIËNTERVARING IS AFHANKELIJK VAN EPD-KWALITEIT │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ "Ik moet mijn verhaal → Informatie stroomt niet door │
│ steeds opnieuw vertellen" tussen screener/intaker/psychiater │
│ │
│ "Ik weet niet waar ik → Geen cliëntportaal of │
│ in het proces zit" statusupdates │
│ │
│ "De psycholoog was meer → Typen tijdens gesprek │
│ aan het typen dan luisteren" i.p.v. dicteren achteraf │
│ │
│ "Het duurde 9 weken → Geen inzicht in bottlenecks │
│ en ik weet niet waarom" voor management │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Implicatie voor roadmap: Features die de informatiedoorstroming verbeteren, hebben directe impact op cliëntervaring - ook al ziet de cliënt het systeem zelf niet.
De huisarts als ketenpartner
Een tweede belangrijk inzicht: de huisarts is geen externe partij, maar een essentiële schakel in de keten. Dr. Ellen's frustraties raken direct aan de kwaliteit van het intake-proces:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ DE KETEN IS ZO STERK ALS DE ZWAKSTE SCHAKEL │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Huisarts → [VERWIJZING] → GGZ → [BLACK BOX] → [TERUGKOPPELING] → Huisarts │
│ │
│ Problemen aan het begin: │
│ • Incomplete verwijsbrief → Admin moet nabellen → Vertraging │
│ • Onduidelijke hulpvraag → Screener vraagt alles opnieuw │
│ • Geen risico-inschatting → Urgentie onduidelijk │
│ │
│ Problemen aan het eind: │
│ • Geen terugkoppeling → Huisarts weet niet wat er is besloten │
│ • Patiënt in wachttijd → Valt terug op huisarts │
│ • Behandeling afgerond → Onduidelijk wie nazorg doet │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
De cirkel is rond: Als de huisarts betere informatie kan aanleveren, hoeft Mohammed minder te herhalen. Als de GGZ sneller terugkoppelt, kan de huisarts Mohammed beter begeleiden.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ VERBETERDE KETEN │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Huisarts │
│ │ │
│ ├── Gestructureerde verwijzing met alle relevante info │
│ │ (hulpvraag, risico, medicatie, voorgeschiedenis) │
│ │ │
│ ▼ │
│ GGZ Intake │
│ │ │
│ ├── Ontvangstbevestiging met geschatte wachttijd │
│ ├── Statusupdate bij screening, intake, afsluiting │
│ ├── Crismeldingen direct naar huisarts │
│ │ │
│ ▼ │
│ Terugkoppeling │
│ │ │
│ ├── Diagnose + behandelplan binnen 2 weken │
│ ├── Concrete adviezen voor huisarts │
│ └── Afspraken over nazorg │
│ │
│ RESULTAAT: │
│ • Mohammed hoeft minder te herhalen (info al bekend) │
│ • Huisarts kan vragen beantwoorden (zicht op proces) │
│ • Continuïteit van zorg is geborgd (nazorg-afspraken) │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Implicatie voor roadmap:
- De
brief_huisartsintent is niet alleen een afsluiting, maar een kwaliteitsindicator - Overweeg een verwijzersportaal of koppeling met ZorgDomein
- Gestructureerde verwijzing bespaart tijd aan het begin van de keten
De behandelaar als eindpunt van de intake
Een derde cruciaal inzicht: de behandelaar is de ultieme ontvanger van de intake. Sanne's ervaring bepaalt of al het werk van de intake-keten zijn vruchten afwerpt:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ DE INTAKE IS GEEN EINDPRODUCT - HET IS EEN STARTPUNT │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Huisarts → Admin → Screener → Intaker → Psychiater → MDO │
│ │
│ ↓ │
│ │
│ [ OVERDRACHT ] │
│ │
│ ↓ │
│ │
│ Behandelaar (Sanne) │
│ ───────────────────── │
│ Ontvangt: dossier, behandelplan, ROM │
│ Nodig: executive summary, risico's, doelen │
│ │
│ ↓ │
│ │
│ Mohammed's behandeling start │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
De "eerste sessie test": Als de behandelaar in de eerste sessie kan zeggen "Ik weet wie u bent en wat er speelt" zonder dat de cliënt opnieuw hoeft te vertellen, dan werkt de keten.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ KWALITEIT INTAKE GEMETEN DOOR BEHANDELAAR │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Indicator │ Goed │ Matig │ Slecht │
│ ────────────────────────────────────┼──────┼───────┼────────── │
│ Voorbereidingstijd │ <15m │ 15-30m│ >30 min │
│ Kernvraag vindbaar │ Ja │ Na zoeken│ Niet vindbaar │
│ Risico's direct zichtbaar │ Ja │ Na zoeken│ Niet gedocumenteerd│
│ Behandeldoelen concreet │ SMART│ Vaag │ Ontbreken │
│ Cliënt hoeft te herhalen │ Nee │ Deels │ Ja, alles │
│ │
│ CONSEQUENTIE: │
│ Als de overdracht slecht is, betaalt Mohammed de prijs: │
│ • Moet verhaal opnieuw vertellen (frustratie) │
│ • Eerste sessie is inventarisatie i.p.v. behandeling (tijdverlies) │
│ • Vertrouwen in GGZ daalt ("weten ze niet wie ik ben?") │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Implicatie voor roadmap:
- De
overdracht_samenvattingintent is misschien wel de belangrijkste voor cliënttevredenheid - Executive summary moet standaard zijn bij elke intake-afsluiting
- Behandeldoelen moeten concreet en meetbaar zijn, niet "CGT, 12-16 sessies"
- AI kan helpen om lange verslagen samen te vatten tot bruikbare overdrachten
Spanningsvelden
| Spanning | Perspectief A | Perspectief B | Oplossingsrichting |
|---|---|---|---|
| Snelheid vs. zorgvuldigheid | Screener wil snel | Psychiater eist 100% accuraat | Verschillende betrouwbaarheidsniveaus per intent-type |
| Innovatie vs. adoptie | PO wil nieuwe features | Manager wil brede adoptie | Pilot-first aanpak met champions |
| Voice vs. keyboard | Intaker wil dicteren | Admin wil typen | Multimodaal ontwerp, nooit afdwingen |
| Features vs. compliance | Team wil functionaliteit | Directeur eist DPIA | Compliance als enabler, niet als blocker |
| Efficiëntie vs. cliëntcontact | Systeem wil gestructureerde data | Cliënt wil gehoord worden | Dicteren + AI-hulp, niet typen tijdens gesprek |
| Transparantie vs. complexiteit | Cliënt wil inzage | Proces is complex | Vereenvoudigde cliëntweergave van status |
| Protocollen vs. maatwerk | Formulieren eisen volledigheid | Niet elke casus past in hokjes | Adaptive forms, minder velden bij laag risico |
| Gestructureerd vs. vrij | GGZ wil complete verwijzing | Huisarts heeft 5 minuten | Slimme templates met auto-import uit HIS |
| Intern vs. keten | Focus op eigen EPD | Huisarts vraagt terugkoppeling | Verwijzersportaal of ZorgDomein-integratie |
| Privacy vs. delen | Patiëntdata beschermen | Huisarts moet kunnen meekijken | Toestemming-gebaseerd delen met verwijzer |
| Volledigheid vs. bruikbaarheid | Intaker documenteert alles | Behandelaar wil executive summary | AI-samenvatting naast volledig dossier |
| Intake als product vs. als startpunt | "Intake is af, hokjes aangevinkt" | "Kan ik hiermee beginnen met behandelen?" | Behandelaar als stakeholder bij intake-ontwerp |
| Detail vs. overzicht | Elk detail vastleggen | Risico's in 10 seconden zien | Gelaagde weergave: summary → detail |
Consensuspunten
- MVP-intents (query) zijn waardevol - iedereen ziet nut van snelle informatie-opvraag
- Dicteren is killer feature - voor intakers die nu dubbel werk doen, én beter voor cliëntcontact
- AI-samenvatting is wow-factor - maar moet reviewbaar zijn
- Pilot-aanpak is verstandig - niet direct uitrollen naar 200 mensen
- Fallback moet werken - altijd handmatige route beschikbaar
- Cliënt moet minder herhalen - dit is de ultieme test of het systeem werkt
- Informatiedoorstroming is kernprobleem - van verwijzing tot behandeling
- Huisarts is ketenpartner - betere verwijzing = betere intake = betere terugkoppeling
- De keten begint vóór de voordeur - verwijzing is eerste schakel, terugkoppeling is laatste
- Behandelaar is de ultieme ontvanger - als overdracht niet werkt, faalt de hele keten
- Executive summary moet standaard zijn - geen 10 pagina's lezen voor eerste sessie
De "Mohammed-test"
Als toets voor elke feature in de roadmap:
"Zorgt dit ervoor dat Mohammed zijn verhaal minder vaak hoeft te vertellen?"
| Feature | Mohammed-test |
|---|---|
intake_samenvatting |
✅ Ja - behandelaar leest samenvatting i.p.v. opnieuw vragen |
overdracht_samenvatting |
✅ Ja - behandelaar kan direct starten met behandelen |
anamnese_toevoegen (dicteren) |
✅ Ja - intaker houdt oogcontact, Mohammed voelt zich gehoord |
hulpvraag_query |
✅ Ja - screener is voorbereid, stelt gerichtere vragen |
brief_huisarts |
✅ Ja - huisarts weet wat er speelt, hoeft niet opnieuw te vragen |
intake_lijst |
⚠️ Indirect - manager ziet bottlenecks, kan proces versnellen |
kpi_query |
❌ Nee - puur intern, geen directe impact op cliënt |
Dit betekent niet dat interne features niet waardevol zijn - maar het helpt bij prioriteren.
De "Eerste Sessie Test"
Aanvullende toets vanuit het behandelaarperspectief:
"Kan de behandelaar in de eerste sessie zeggen: 'Ik weet wie u bent en wat er speelt' - zonder dat de cliënt opnieuw hoeft te vertellen?"
| Feature | Eerste Sessie Test |
|---|---|
overdracht_samenvatting |
✅ Direct - behandelaar leest 1 pagina i.p.v. 10 |
kernvraag_query |
✅ Direct - kan gesprek starten met de juiste vraag |
risico_query |
✅ Direct - weet waar op te letten |
behandeldoelen_query |
✅ Direct - kan direct aan de slag |
anamnese_toevoegen |
⚠️ Indirect - betere documentatie = betere overdracht |
intake_status |
❌ Nee - intern procesoverzicht |
De volledige ketentest:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ KETENTEST: WERKT HET SYSTEEM? │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ 1. Dr. Ellen (huisarts) schrijft verwijzing │
│ Test: Bevat de verwijzing voldoende info om intake te starten? │
│ │
│ 2. Thomas (screener) beoordeelt │
│ Test: Kent Thomas de hulpvraag zonder opnieuw te vragen? │
│ │
│ 3. Dr. Fatima (intaker) voert intake uit │
│ Test: Kan Fatima focussen op gesprek i.p.v. typen? │
│ │
│ 4. Dr. Bernard (psychiater) adviseert │
│ Test: Heeft Bernard alle info voor medicatie-advies? │
│ │
│ 5. Sanne (behandelaar) start behandeling │
│ Test: Kan Sanne zeggen "Ik weet wie u bent"? │
│ │
│ 6. Dr. Ellen (huisarts) ontvangt terugkoppeling │
│ Test: Weet Ellen wat er is besloten en wat zij moet doen? │
│ │
│ ULTIEME TEST: │
│ Hoeveel keer heeft Mohammed zijn kernverhaal verteld? │
│ • Ideaal: 1x (bij intaker) │
│ • Acceptabel: 2x (screening + intake) │
│ • Onacceptabel: 4x of meer │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Roadmap Voorstel
Fase 0: Foundation (huidige staat)
Status: ✅ Afgerond
- Shared components (BlockLoading, BlockError, etc.)
- 4 basis-intents (intake_status, risico_query, diagnose_query, intake_navigeer)
- 3 blocks (IntakeStatusBlock, RisicoBlock, DiagnoseBlock)
- Reflex classifier integratie
- AI chat met intake context
Fase 1: Query Versterking
Doel: Meer informatie snel toegankelijk Duur: 2 sprints Stakeholder-waarde: Admin, Manager, Psychiater
| Item | Type | Prioriteit | Effort |
|---|---|---|---|
intake_lijst met filters |
Intent + Block | Hoog | M |
onderzoeken_query |
Intent + Block | Hoog | S |
kindcheck_query |
Intent + Block | Middel | S |
anamnese_query |
Intent + Block | Middel | S |
| Dashboard basis (KPI's) | Feature | Middel | M |
Fase 2: Dicteren Pilot
Doel: Valideren van voice-input voor verslaglegging Duur: 2 sprints Stakeholder-waarde: Intaker, Screener
| Item | Type | Prioriteit | Effort |
|---|---|---|---|
anamnese_toevoegen |
Actie-intent | Hoog | L |
risico_toevoegen |
Actie-intent | Hoog | M |
| Confirmatie-dialoog pattern | UX component | Hoog | M |
| Pilot setup (5 intakers) | Organisatie | Hoog | M |
| Meetinstrumenten | Analytics | Middel | S |
Fase 3: AI-Samenvatting
Doel: Automatische samenvatting met review Duur: 2 sprints Stakeholder-waarde: Intaker, Manager
| Item | Type | Prioriteit | Effort |
|---|---|---|---|
intake_samenvatting |
AI-intent | Hoog | L |
| Review/edit flow | UX flow | Hoog | M |
| Kwaliteitsmeting | Feature | Middel | M |
| Pilot evaluatie | Rapport | Hoog | M |
Fase 4: Screening Flow
Doel: Complete screening-naar-intake flow Duur: 2 sprints Stakeholder-waarde: Screener, Admin
| Item | Type | Prioriteit | Effort |
|---|---|---|---|
screening_query |
Intent + Block | Middel | M |
hulpvraag_invoer |
Actie-intent | Middel | M |
screening_besluit |
Actie-intent | Middel | M |
intake_starten |
Actie-intent | Middel | L |
Fase 5: Uitrol & Optimalisatie
Doel: Brede adoptie voorbereiden Duur: 2+ sprints Stakeholder-waarde: Manager, Directeur
| Item | Type | Prioriteit | Effort |
|---|---|---|---|
| Onboarding flow | UX | Middel | M |
| Training materiaal | Documentatie | Middel | M |
| A/B testing setup | Analytics | Laag | M |
| Performance optimalisatie | Tech | Middel | M |
| DPIA afronding | Compliance | Hoog | L |
Open Vragen
Cliëntperspectief
- Willen we een cliëntportaal met statusinzicht?
- Mag de cliënt zijn eigen dossier inzien? Welke delen?
- Hoe informeren we cliënten over AI-gebruik in hun dossier?
- Kunnen cliënten vooraf informatie aanleveren (vragenlijst)?
- Hoe meten we cliënttevredenheid met het intake-proces?
Klinisch
- Hoe gaan we om met spraakverwerking als cliënt aanwezig is?
- Wat is acceptabele foutmarge voor AI-samenvatting?
- Wie accordeert AI-gegenereerde content?
- Hoe voorkomen we dat "efficiëntie" ten koste gaat van cliëntcontact?
Technisch
- Audio opslaan of alleen tekst?
- Hoe lang bewaren we transcripties?
- Wat is de fallback bij Deepgram/Claude uitval?
- Hoe integreren we met cliëntportaal/patiënt-app?
Organisatorisch
- Wie zijn de pilot-deelnemers?
- Wat is het budget voor de pilot?
- Wanneer is go/no-go moment?
- Betrekken we cliënten bij de pilot (feedback)?
Verwijzer / Ketenpartners
- Willen we een verwijzersportaal bouwen of integreren met ZorgDomein?
- Kunnen we wachttijden automatisch publiceren/delen?
- Hoe automatiseren we de terugkoppeling naar de huisarts?
- Wat zijn de minimale eisen voor een verwijzing? (template)
- Mogen huisartsen status van hun patiënten inzien? (toestemming)
- Hoe gaan we om met spoed-verwijzingen? (fast-track)
- Is er behoefte aan een hotline voor overleg met huisartsen?
Behandelaar / Overdracht
- Wat is het standaard format voor de overdracht-samenvatting?
- Moet de executive summary verplicht zijn bij elke intake-afsluiting?
- Hoe zorgen we dat behandeldoelen concreet en meetbaar zijn?
- Moet de behandelaar de intake kunnen "terugsturen" als deze incompleet is?
- Hoe meten we de kwaliteit van overdrachten? (behandelaar-feedback)
- Willen we een "eerste sessie checklist" voor behandelaren?
- Hoe integreren we ROM-data zodat het vergelijkbaar is?
Privacy & Compliance
- Is DPIA nodig voor spraakverwerking?
- Hoe informeren we cliënten over AI-verwerking?
- Waar staat spraakdata opgeslagen?
- Wat zijn de rechten van cliënten t.a.v. AI-gegenereerde content?
- Mag informatie gedeeld worden met verwijzer zonder expliciete toestemming?
Vervolgacties
| Actie | Eigenaar | Deadline | Status |
|---|---|---|---|
| Pilot-deelnemers selecteren | Sandra | TBD | Open |
| DPIA-traject starten | Robert | TBD | Open |
| UX research plannen | Lisa | TBD | Open |
| Sprint 1 stories schrijven | Jasper | TBD | Open |
| Technische haalbaarheid dicteren | Dev team | TBD | Open |
| Huisartsen interviewen over verwijsproces | Lisa/PO | TBD | Open |
| ZorgDomein-integratie verkennen | Dev team | TBD | Open |
| Template verwijsbrief ontwerpen | Klinisch + Admin | TBD | Open |
| Brief_huisarts intent prioriteren | Jasper | TBD | Open |
| Cliënt-feedback mechanisme ontwerpen | Lisa | TBD | Open |
| Behandelaren interviewen over overdracht | Lisa/PO | TBD | Open |
| Executive summary template ontwerpen | Klinisch + UX | TBD | Open |
| overdracht_samenvatting intent prioriteren | Jasper | TBD | Open |
| Kwaliteitsmetrics overdracht definiëren | Manager + Behandelaren | TBD | Open |
Appendix
A. Huidige Implementatie Status
Zie: docs/intent/intake-intent-proces/gap-analyse-intake-cortex.md
B. Technische Architectuur
Zie: docs/intent/intake-intent-proces/fo-to-bouwplan-intake-blocks-mvp.md
C. Block Template Pattern
Zie: docs/intent/intake-intent-proces/block-template-pattern.md
Dit document wordt actief bijgewerkt. Laatste wijziging: 2026-02-04